Contrôle URSSAF : tout pour bien s’y préparer !
Subir un contrôle Urssaf n’est jamais une aubaine pour une société, des oublis de déclaration de cotisations et contributions sociales étant vite arrivées. Les chiffres le prouvent, rien qu’en 2021, les redressements émanant de l’Urssaf s’élèvent à 789,4M€ de cotisations au titre de la lutte contre le travail dissimulé, une augmentation de 30% par rapport à l’année 2020.
Ainsi, au vu des statistiques et des témoignages de tous les redressés, l’idée d’un contrôle URSSAF peut vite prendre un tournant préoccupant.
De plus, aucune société n’est à l’abri. Toute entreprise affiliée au régime général de la Sécurité sociale est concernée. Pour éviter le pire, voici quelques rappels utiles et bonnes pratiques pour aborder le plus sereinement possible le contrôle.
L’Urssaf en bref
L’Urssaf se compose d’agences dispatchées sur 22 régions et de 4 caisses générales de sécurité sociale (CGSS) dans les DOM. Elles réunissent les membres de l’ACCOSS (Agence centrale des organismes de sécurité sociale), de la Direction de la Sécurité Sociale (DSS) et des URSSAF régionales et nationales. Le contrôle rigoureux de l’entreprise pour amener à sa régularisation en matière de base, de taux et de calcul des assiettes de cotisations, de l’application des obligations en matière de cotisations et contributions sociales est le principal objectif d’un agent. En moyenne,115 000 actions de contrôle sont effectuées chaque année, dont 59 000 sur la comptabilité et 56000 sur des assiettes sur pièce non respectées. À la clé, plus de 945 millions d’euros de régularisations.
Le déroulé d’un contrôle Urssaf
Un contrôle se déclenche tous les 2/3 ans suivant une analyse combinatoire des risques entre le secteur d’activité, le comportement du cotisant et l’historique des précédents contrôles et ce de manière aléatoire ou sur demande particulière des services du recouvrement qui auraient remarqué une anomalie dans les dernières déclarations. On va surtout pointer l’assiette Urssaf, le chômage et l’AGS, l’AGESSA, et les cotisations liées aux Maisons d’Artistes, GUSO, aux Travailleurs Indépendants ainsi qu’aux Caisses de retraites complémentaires.
On note plusieurs moments clés lors d’un contrôle Urssaf, à savoir :
- L’entretien préalable,
- La consultation, l’exploitation et l’analyse des documents de l’entreprise,
- Les entretiens et échanges d’informations,
- Le chiffrage des éventuels redressements et régularisations,
- Les conclusions qui seront envoyées par lettre d’observations.
Le contrôle sur place et sur pièces des entreprises de moins de 20 salariés ne peut s’étendre sur une période supérieure à 3 mois (début effectif du contrôle à la lettre d’observations). Une prorogation unique peut intervenir à la demande du cotisant et engendrer alors, une exception soumise à obligation à la durée des 3 mois.
Les infractions et risques suite à un contrôle URSSAF
Les causes d’infractions amènent des risques auxquels vous devrez faire face. Nous avons listé, ci-dessous, les situations qui reviennent le plus souvent :
30 jours pour régulariser sa situation à la suite d’un redressement : à condition de disposer d’un bon motif pour reporter le contrôle, vous devez impérativement répondre à la mise en demeure de payer les sommes réclamées.
Contrôle jusqu’à 3 ans d’arriérés de cotisations éligibles : les cotisations et contributions sociales des trois dernières années seront vérifiées.
Inexactitude ou non-conformité des déclarations : des déclarations inexactes ou non conformes avec la législation considérées comme de mauvais taux de cotisation, une erreur dans les codes types de personnels (CTP), un calcul erroné de la réduction générale de cotisations, sont à l’origine de 7 redressements sur 10 !
Délit d’obstacle à contrôle : si la collaboration venant du dirigeant à l’égard de l’Inspecteur est absente, elle peut être lourdement sanctionnée.
Défaut d’immatriculation ou de paiement : lorsqu’une contribution salariale retenue sur la paie est illégitimement perçue par l’entreprise ou qu’une embauche semble irrégulière, l’employeur peut écoper d’une sanction pénale allant de 450 € à 1500€ selon la gravité de l’acte, et pouvant s’élever à 3750€ d’amende et jusqu’à 2 ans d’emprisonnement, en cas de récidive.
Taxation forfaitaire : on l’applique s’il est impossible de définir précisément les cotisations dues ou si les documents et justificatifs sont absents ou inexploitables.
Donc, le contrôle URSSAF, tant redouté par la plupart des dirigeants, peut être grandement facilité si on connait les risques précédemment cités. De plus, quelques règles simples sont à appliquer. Avant toute chose, pensez à bien vérifier vos DSN : les anomalies engendrent de plus en plus de contrôle de vérification de la part de l’organisme. Si vous avez un éditeur de Paie comme Nibelis, votre DSN est sous contrôle et nos consultants peuvent vous accompagner pour vous préparer au mieux au contrôle. Sans oublier un élément évident à ne pas négliger : pendant toute la durée du contrôle, il est essentiel de montrer au contrôleur qu’il est le bienvenu dans la société, et faire en sorte qu’il se sente bien.
Pour aller plus loin, nous vous proposons de regarder le replay du webinar du 23 juin dernier, animé par nos experts.
