notes de frais
Fiabilisez et optimisez la gestion de vos frais professionnels.
La gestion des notes de frais est un processus qui mérite d’être sécurisé et simplifié. Et pour plus de productivité, une totale intégration des données en comptabilité, paie et DSN est nécessaire. Bref, une parfaite maîtrise des budgets en accord avec la politique frais professionnels !
Des notes de frais contiennent des erreurs, générant 18 minutes de traitement supplémentaire !
Pour vos
SALARIÉS
Autonomie et simplicité, le duo gagnant : création d’une note de frais depuis un mobile (scan OCR), stockage des justificatifs, demande d’acompte ou d’avance sur frais, cartes affaires, etc…
Pour vos
MANAGERS
Un tableau de bord pour un suivi détaillé des notes de frais de l’équipe et un contrôle efficace des frais. Saisie possible d’une note de frais pour un collaborateur
Pour vos
RH
Le secret d’une bonne gestion : la fiabilité et l’automatisation : alerte sur les plafonds, déduction des TR, bascule en paie automatique, génération des OD comptables, …
Accordez de l’autonomie à vos collaborateurs et managers avec un outil simple et efficace !
Tout est réuni pour simplifier les démarches et assurer un suivi efficace ! Vos collaborateurs créent facilement une note de frais depuis leur mobile en scannant le justificatif. Ils font leur demande d’acompte ou d’avance sur frais en autonomie, et suivent le statut de traitement depuis leur smartphone.
Quant aux managers, la gestion des notes de frais et le contrôle des frais se font depuis leur tableau de bord. Ils peuvent même saisir une note de frais pour leur collaborateur !
La fiabilité et l’automatisation pour une gestion sereine des frais professionnels !
Gagnez un maximum de temps avec des alertes automatiques sur les plafonds, la déduction automatique des TR, le rapprochement avec les absences, la bascule automatique en paie et en DSN, ainsi que la génération automatique des OD comptables !
Pour fiabiliser vos processus, vous disposez d’un archivage de tous les justificatifs à valeur probante ainsi que d’un reporting entre le budget prévisionnel et réel.
Yousign et Universign : Nos partenaires technologiques à votre service !
- Universign : la certification à valeur probante !
Grâce à la technologie Universign, Nibelis dispose d’une certification à valeur probante des justificatifs de notes de frais de ses clients.
- Yousign : la reconnaissante optique de caractères (OCR) !
Scan du justificatif depuis le mobile, analyse et reconnaissance automatique des champs nécessaires, pré-remplissage de la note de frais.
Ils ont fait le choix de sécuriser leur gestion des frais professionnels !
La solution Notes de Frais Nibelis est un complément très efficace au logiciel de paie. La saisie des notes de frais est fiabilisée grâce à la valeur probante et simplifiée avec la technologie OCR.
DRH – Secteur de la Distribution
Décuplez le potentiel du logiciel Notes de Frais
en construisant votre SIRH Nibelis !
Formation - Remontée automatique des frais professionnels liés à la formation (transport, repas, hébergement, etc.) pour le calcul des coûts de formation.
Absences- Contrôle de cohérence entre le calendrier des absences et la création de notes de frais pour éviter un dépôt de frais un jour d’absence.
Paie Nibelis- Frais professionnels automatiquement repris dans le calcul du bulletin.
- Déclaration automatique des frais dans la DSN.
- Déduction des titres restaurant en automatique.
Avec Nibelis, sécuriser et simplifiez
votre gestion de notes de frais !
efficacité
Vous optimisez la gestion des frais professionnels et bénéficiez d’un gain de temps global.
1
sécurité
Vous limitez les risques d’erreurs et de fraudes et réduisez le poste NDF de l’entreprise.
2
fluidité
Vous simplifiez la gestion de votre comptabilité, de votre paie et de votre DSN.
3
Fiabilisez vos processus de frais professionnels
avec Nibelis !
50 M€
Chiffre d’affaires
23 ANS
d’expertise en paie & RH
+ 2 000
sociétés clientes
8 AGENCES
en France
5 MILLIONS
bulletins de paie / an
Pour aller plus loin,
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Politique de Notes de Frais
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Nibelis répond à vos questions
Quels sont les automatismes existants dans la solution Notes de Frais de Nibelis ?
De nombreux automatismes sont présents afin de faire gagner un maximum de temps pour les collaborateurs, les managers ainsi que les RHs. Voici quelques exemples : synchronisation des données, calcul automatique des frais kilométriques en fonction du point GPS ou de l’adresse enregistrée, création automatique d’une dépense dès le dépôt du justificatif, alerte automatique si le collaborateur renseigne des informations différentes du justificatif, etc…
Comment sont gérés les « invités » lors d’une dépense repas ?
Tout d’abord deux listes d’invités existent : invité interne (un collaborateur interne à la société) et invité externe (une personne externe à la société). Vous pouvez réaliser des impôts ou exports des invités, ainsi vous disposerez de listes d’invités. Les collaborateurs pourront ainsi sélectionner la personne dans ces listes. D’ailleurs, dans le paramétrage des invités externes, vous pouvez ajoute run option permettant de définir des invités externes privés, c’est-à-dire que seulement certains collaborateurs pourront voir apparaitre ce nom dans la liste. Selon les droits que vous accordez aux collaborateurs, certains auront la possibilité d’ajouter un invité si celui-ci ne fait pas déjà partie de la liste. Vous bénéficiez également de divers apports, permettant de suive, analyser les dépenses liées aux invités internes ou externes.
Quel est le rôle des managers ?
Les managers ont la possibilité de créer une dépense, une note de frais pour le compte d’un collaborateur. De plus, le manager peut évidemment valider ou non une note de frais. Cependant le RH peut paramétrer la solution pour que la validation soit faite par quelqu’un d’autre que le manager direct, un DAF par exemple. La personne qui valide, l’approbateur peut également déléguer la validation à un tiers (s’il part en congé par exemple). Il est même possible de paramétrer directement deux approbateurs. Les valideurs sont notifiés par email d’une demande de validation.
