Offboarding : Les 3 moments clés à ne surtout pas négliger !
Qu’est-ce que l’offboarding ? C’est, aujourd’hui, un véritable enjeu RH. Au-delà des aspects administratifs, il est clé pour les entreprises d’entretenir leur image employeur. Aussi, de garder le meilleur contact possible avec leurs futurs anciens salariés.
Ces cinq dernières années, 85 % des professionnels des RH ont reçu des candidatures d’anciens employés. 40 % d’entre eux ont donné suite à la moitié des demandes de recrutement*. La tendance du partir pour mieux revenir est donc en pleine expansion. (*Source : Dossier Top Employers Le Parisien 2022)
Bien mené, l’offboarding permettra un départ serein pour le salarié et de nombreux atouts pour la notoriété de l’entreprise. Néanmoins, selon l’enquête citée, des progrès restent à faire en la matière. Dur alors de garder le contact avec les anciens salariés.
Quels sont les enjeux et étapes clés à ne pas manquer en matière d’offboarding ? Des éléments de réponses dans notre article.
L'offboarding commence dés le préavis de départ
La démission du salarié est souvent motivée par un nouveau poste ailleurs. Ainsi, partir vite et écourter le préavis défini dans son contrat de travail devient son leitmotiv. Cette période lui laisse le temps de préparer son départ. C’est aussi une opportunité pour la société de limiter les frustrations en maintenant le salarié partant dans un état d’esprit positif.
Identifier les étapes du départ
Premièrement, il est nécessaire d’identifier le contexte de départ. Connaitre l’implication du salarié dans les projets et son équipe, ainsi que la complexité du recrutement à venir est aussi majeure. En effet, la pénurie de certains profils constitue un argument fort à présenter au démissionnaire que l’on souhaite garder jusqu’à la fin de son contrat. Insister sur l’empathie et souligner la valeur du travail apporté par la personne en place est essentiel. Ainsi, on va lui démontrer l’importance de son poste. Ensuite, il semble utile de faire le point sur la transmission des connaissances. Tout ça, afin d’avoir une passation complète pour accompagner l’onboarding du prochain collaborateur. De plus, si le poste reste inoccupé, le niveau d’information reste toujours optimal. Enfin, il est important de demeurer à l’écoute et communiquer en toute transparence avec le salarié afin de trouver un accord qui convient à tous et pérennise la motivation du salarié jusqu’à la fin de son contrat.
Transmettre les compétences pour assurer la continuité
La date et les conditions du préavis fixées, le salarié s’attèle à préparer au mieux son départ et ne pas laisser son successeur sans instructions. Si idéalement l’ancien et le nouveau collaborateur peuvent échanger sur le poste, cela n’est pas toujours possible.
La rédaction d’un dossier de passation est donc nécessaire pour récapituler l’essentiel du poste, des enjeux, des missions passées et à venir, rappeler les logiciels utilisés, les plannings et processus, les contacts internes ou avec les prestataires…
Le collaborateur peur aussi transmettre les codes « informels » de la société, qui ne sont pas listés dans le règlement intérieur, cela pourra favoriser la bonne intégration de son remplaçant !
L'entretien de départ pour comprendre le salarié
On constate que les causes de départs de l’entreprise des salariés sont rarement notifiées dans les lettres de démission… Or, il est important pour l’employeur de connaitre et comprendre les raisons qui ont motivées certains (bons) éléments à quitter le navire. Ce constat est déjà acté par certaines sociétés. Ainsi, pour identifier les points d’insatisfaction ou bloquants et le désamour de certains employés, elles ont entrepris de mettre en place systématiquement différentes techniques comme le rapport d’étonnement ou le feedback à l’oral pouvant remplacer dans certains cas un entretien formalisé. En effet, ces supports/ méthodes sont idéaux pour dresser un bilan critique et constructif de la relation écoulée, mettant en relief les points clés et les leviers d’amélioration.
Enfin, ce sont aussi des moments d’échange précieux permettant de le remercier pour sa contribution à l’entreprise. Et pourtant, toutes les entreprises ne profitent pas de ce moment pour interroger les salariés sur les raisons de leur départ, faute de temps, de compréhension des enjeux ou certaines préférant tout simplement ne pas savoir pour ne pas identifier un problème interne sous-jacent. Il est vital de dédramatiser cette période, que le départ du salarié soit choisi ou subi. Partir n’est pas trahir et peut être synonyme d’un jour revenir !
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