Les écarts d’identité en DSN : de quoi s’agit-il ?
Chaque mois, après la paie, les entreprises transmettent une Déclaration Sociale Nominative (DSN), permettant de communiquer aux organismes de protection sociale des informations essentielles pour la gestion des droits sociaux ou fiscaux des salariés (Assurance Maladie, Retraite, etc.).
Cependant, il arrive que les informations d’identité déclarées soient incorrectes en raison d’erreurs de saisie par l’entreprise, de modifications apportées par le salarié, ou même d’erreurs administratives.
Ces écarts non corrigés peuvent entraîner une mauvaise reconstitution de carrière, de leurs ressources et fausser en conséquence l’alimentation de leurs droits en matière de protection sociale (retraite, allocations logement, etc.) ou de réglementation fiscale (prélèvement à la source, note de frais, etc.)
💡L’essentiel sur le compte rendu métier identité (TL;DR)
Rôle de vérification : Ce document signale les anomalies détectées entre l’identité des salariés déclarée en DSN et les données de référence du SNGI.
Impact sur les droits : Ne pas traiter ces écarts (nom, date de naissance) peut fausser les droits à la retraite, la protection sociale ou le prélèvement à la source.
Disponibilité et priorité : Il est accessible sur le tableau de bord DSN après chaque dépôt mensuel et doit être traité en priorité par rapport au BIS.
Automatisation Nibelis : La solution paie Nibelis permet de corriger individuellement ou en masse ces écarts afin de les intégrer dans la DSN suivante.
Comment les écarts d'identité étaient- ils communiqués auparavant ?
Jusqu’à récemment, lorsqu’un salarié était mal identifié en DSN, les entreprises recevaient un Bilan d’Identification Salarié (BIS). Ce document signalait un écart entre les données déclarées et celles connues par les administrations.
Toutefois, de nombreuses entreprises n’effectuaient pas les corrections nécessaires car elles n’avaient pas le temps d’analyser les retours fournis dans le BIS, ce qui bloquait l’ouverture des droits des salariés auprès des organismes concernés.
Pour remédier à cette situation, un nouveau type de rapport a été créé : le Compte Rendu Métier Identité.
Qu’est-ce qu’un Compte Rendu Métier DSN ?
Un Compte Rendu Métier (CRM) DSN est un rapport généré par un organisme pour informer les entreprises déclarantes sur la qualité de leurs déclarations et sur les éventuelles anomalies détectées. Par exemple, le CRM Bonus Malus signale les taux de cotisation d’assurance chômage que les entreprises doivent appliquer dans leurs paies.
Le CRM identité : pour une correction facilitée des écarts sur les identités de vos salariés
Suite à ce constat, le GIP-MDS (maitre d’œuvre opérationnel de la DSN) a travaillé à la mise en place d’un « Compte Rendu Métier identité des déclarants ». Nibelis, (aux côtés d’autres éditeurs) a activement participé à la co-construction de ce nouveau CRM.
Ce Compte Rendu Métier Identité précise aux entreprises déclarantes en DSN les écarts entre l’identité des individus telle que transmise dans la DSN mensuelle et les informations connues dans le Système National de Gestion des Identifiants (SNGI).
Exemples d’erreurs listées dans les Compte Rendu Métier Identité :
- L’individu n’a pas été reconnu au SNGI.
- L’individu a été reconnu au SNGI mais un écart existe entre le nom de famille déclaré et de référence.
- L’individu a été reconnu au SNGI mais un écart existe entre la date de naissance déclarée et de référence.
Le CRM Identité est disponible sur le tableau de bord DSN après chaque dépôt mensuel.
Information : Le BIS reste toujours distribué par le GIP-MDS mais le CRM Identité doit être pris en compte en priorité.
Pourquoi le CRM Identité est-il important ?
Intégrer le traitement du CRM Identité dans votre cycle de paie est indispensable pour :
- Assurer l’exactitude des données : des informations fiables sur l’identité des salariés sont essentielles pour un calcul correct des salaires et des cotisations sociales.
- Respecter les obligations légales : Le traitement des CRM Identité garantit la conformité avec les exigences légales en matière de déclarations sociales.
- Réduire les erreurs : En prenant en compte les corrections indiquées, vous minimisez les risques d’erreurs qui pourraient avoir des répercussions sur la carrière et les droits des salariés.
Avec Nibelis : une correction automatisée des écarts
Nibelis a intégré le CRM Identité dans son logiciel pour permettre à ses clients de gérer les écarts d’identité de manière automatisée et efficace.
Voici ce que la solution propose :
- Consultation du CRM Identité directement dans l’interface.
- Correction individuelle ou en masse des anomalies détectées afin de traiter rapidement les écarts signalés tout en intégrant cette nouvelle étape parfaitement dans votre process de paie.
- Déclaration de la correction sur la DSN mensuelle suivante afin de mettre à jour les historiques.
Grâce à cette automatisation, les entreprises peuvent corriger les anomalies rapidement, évitant ainsi des régularisations complexes qui pourraient retarder le processus déclaratif. Elles garantissent ainsi un calcul précis des droits sociaux pour leurs salariés.
