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Cahier des charges, le document essentiel pour la réussite d’un projet RH

La réussite d’un projet de nouveau SIRH passe tout d’abord par le choix d’une solution. Que vous soyez une PME ou une grande entreprise, une formalisation claire et précise de votre besoin est indispensable, à travers un cahier des charges. 

Pourquoi créer un cahier des charges ?  

Un cahier des charges est un document qui permet au maître d’ouvrage d’expliquer et de préciser clairement ses besoins et attentes. Ce support facilite la tâche au prestataire et permet aux différents acteurs d’être sur la même longueur d’onde.   
Sans cahier des charges, on s’expose aux risques suivants : une expression de besoin trop vague. Des incompréhensions dans les échanges avec les prestataires. Une vision erronée du produit final ou tout simplement une grosse perte de temps dans l’avancement du projet. 
Vous avez le choix de le diffuser par mail auprès des éditeurs de votre choix ;ou de le publier sur une plateforme en ligne (type marché public, marche online….) et les éditeurs n’auront plus qu’à le télécharger…. Coté responsabilités, la partie RH est responsable du CDC sur les besoins fonctionnels, les équipes IT sur la partie technique (hébergement, infrastructure, sécurité…)

Quelles sont les premières questions à se poser pour formaliser votre cahier des charges ? 

Dans un premier temps, vous devrez comprendre le contexte, faire un état des lieux de l’existant et répondre aux questions essentielles: 

Pourquoi changer de solution de paie ou m’équiper d’un SIRH complet ? Mon logiciel actuel est-il vieillissant? Est-il inadapté à la croissance de l’entreprise? Cet outil est-il difficilement maintenable et engendre-t-il des coûts d’exploitation trop onéreux? Ai-je constaté des erreurs dans ma paie ?  

Il faudra lister tous les besoins sans les surestimer. 

Puis, viendra le moment des objectifs: que souhaitez-vous mettre en place ou améliorer grâce à ce nouvel outil ? Réduire les erreurs sur la paie ? Gagner du temps dans la gestion administrative pour que vos équipes RH puissent se consacrer à d’autres missions à plus forte valeur ajoutée ? développer de nouvelles fonctions comme celles de recrutement? Revoir l’organisation du travail et développer une approche plus collaborative ?  Et si c’est le cas, lesquelles ?  

Formaliser vos besoins fonctionnels

Il faudra ensuite lister de manière exhaustive tous vos besoins fonctionnels, techniques et d’accompagnement. 

Vous pouvez ainsi développer une approche par grand domaine RH à couvrir, en exprimant à la fois les spécificités de votre organisation et les besoins fonctionnels.  

Même si c’est tentant, il ne sert à rien de mentionner des fonctionnalités dont vous n’avez pas réellement besoin. Cela pourrait même desservir, les prestataires vous proposant des offres de services inadaptées à vos réels besoins et engendrant des coûts bien plus élevés que prévus.  
Ainsi, un cahier des charges regroupant le plus précisément les attentes et contraintes de votre projet permettra à l’éditeur ou intégrateur de vous fournir un SIRH le plus adapté à vos souhaits. 

Enfin, fixez et communiquez sur votre budget et une date d’exploitation. 

Pensez également à partager les différentes étapes de la consultation, ainsi que l’ensemble des documents que les candidats devront fournir. Vous éviterez ainsi des réponses incomplètes ou inadaptées.  

Afin de définir au mieux toutes ces étapes et surtout de ne pas en omettre, nous vous proposons de télécharger notre document « cahier des charges ». 

Pour bien réaliser son cahier des charges, tout le monde doit être impliqué ! 

En effet, pour la création de ce cahier des charges, il faudra embarquer dans le projet tous les usagers de la solution : managers opérationnels, directions, salariés, service des ressources humaines, service informatique, contrôle de gestion, etc. 
Ainsi, les questions essentielles pourront aussi être approfondies et argumentées :  
– les « must have » (les fonctionnalités obligatoires dans votre projet) 
– les « nice to have » (les fonctionnalités qu’il serait bon d’avoir, mais dont vous pouvez vous passer pour le moment et pouvant être différées).   
De plus, en jouant cette carte, l’adoption de l’outil par les futurs utilisateurs et la conduite du projet n’en seront que facilitées.  

Donc, si on résume, voici les parties essentielles à la création de votre cahier des charges  :

Informations sur votre entreprise

votre activité, objectifs du projet, l'organisation des services, périmètre fonctionnel du projet

Contexte actuel, l’existant 

Vos outils SIRH actuels et les contraintes rencontrées, les utilisateurs, ressources, périmètre concerné par le projet, spécificités réglementaires et métiers

Besoins fonctionnels 
et techniques

Quelles fonctions inclure, spécificités et contraintes techniques, interfaces, reprises des données

Gestion du projet

Calendrier, déploiement, formation, recette, livrables, budget.

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Pour en savoir plus, n’hésitez pas à vous inscrire pour regarder le replay du webinar dédié au sujet :

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Donc, si on résume, voici les parties essentielles à la création de votre cahier des charges  :