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Sommaire

Heures de délégation IRP, quels sont les différents cas d’abus de droit pratiqués par les employeurs ?

Cotés employés aussi, il y a des abus…

Comment simplifier et fiabiliser la gestion des heures de délégation des élus ?

Nouveau ! Découvrez notre outil gratuit pour recensez vos besoin en formation.

Cahier des charges, le document essentiel pour la réussite d’un projet RH

Stéphanie Blancheton

octobre 14, 2022

Blog RH

Cahier des charges, le document essentiel pour la réussite d’un projet RH

La réussite d’un projet de nouveau SIRH passe tout d’abord par le choix d’une solution. Que vous soyez une PME ou une grande entreprise, une formalisation claire et précise de votre besoin est indispensable, à travers un cahier des charges.

Pourquoi créer un cahier des charges ?

Un cahier des charges est un document qui permet au maître d’ouvrage d’expliquer et de préciser clairement ses besoins et attentes. Ce support facilite la tâche au prestataire et permet aux différents acteurs d’être sur la même longueur d’onde.
Sans cahier des charges, on s’expose aux risques suivants : une expression de besoin trop vague. Des incompréhensions dans les échanges avec les prestataires. Une vision erronée du produit final ou tout simplement une grosse perte de temps dans l’avancement du projet.
Vous avez le choix de le diffuser par mail auprès des éditeurs de votre choix ;ou de le publier sur une plateforme en ligne (type marché public, marche online….) et les éditeurs n’auront plus qu’à le télécharger…. Coté responsabilités, la partie RH est responsable du CDC sur les besoins fonctionnels, les équipes IT sur la partie technique (hébergement, infrastructure, sécurité…)

Quelles sont les premières questions à se poser pour formaliser votre cahier des charges ?

Dans un premier temps, vous devrez comprendre le contexte, faire un état des lieux de l’existant et répondre aux questions essentielles:

Pourquoi changer de solution de paie ou m’équiper d’un SIRH complet ? Mon logiciel actuel est-il vieillissant? Est-il inadapté à la croissance de l’entreprise? Cet outil est-il difficilement maintenable et engendre-t-il des coûts d’exploitation trop onéreux? Ai-je constaté des erreurs dans ma paie ?

Il faudra lister tous les besoins sans les surestimer.

Puis, viendra le moment des objectifs: que souhaitez-vous mettre en place ou améliorer grâce à ce nouvel outil ? Réduire les erreurs sur la paie ? Gagner du temps dans la gestion administrative pour que vos équipes RH puissent se consacrer à d’autres missions à plus forte valeur ajoutée ? développer de nouvelles fonctions comme celles de recrutement? Revoir l’organisation du travail et développer une approche plus collaborative ? Et si c’est le cas, lesquelles ?

Formaliser vos besoins fonctionnels

Il faudra ensuite lister de manière exhaustive tous vos besoins fonctionnels, techniques et d’accompagnement.

Vous pouvez ainsi développer une approche par grand domaine RH à couvrir, en exprimant à la fois les spécificités de votre organisation et les besoins fonctionnels.

Même si c’est tentant, il ne sert à rien de mentionner des fonctionnalités dont vous n’avez pas réellement besoin. Cela pourrait même desservir, les prestataires vous proposant des offres de services inadaptées à vos réels besoins et engendrant des coûts bien plus élevés que prévus.
Ainsi, un cahier des charges regroupant le plus précisément les attentes et contraintes de votre projet permettra à l’éditeur ou intégrateur de vous fournir un SIRH le plus adapté à vos souhaits.

Enfin, fixez et communiquez sur votre budget et une date d’exploitation.

Pensez également à partager les différentes étapes de la consultation, ainsi que l’ensemble des documents que les candidats devront fournir. Vous éviterez ainsi des réponses incomplètes ou inadaptées.

Afin de définir au mieux toutes ces étapes et surtout de ne pas en omettre, nous vous proposons de télécharger notre document « cahier des charges ».

Pour bien réaliser son cahier des charges, tout le monde doit être impliqué !

En effet, pour la création de ce cahier des charges, il faudra embarquer dans le projet tous les usagers de la solution : managers opérationnels, directions, salariés, service des ressources humaines, service informatique, contrôle de gestion, etc.
Ainsi, les questions essentielles pourront aussi être approfondies et argumentées :
– les « must have » (les fonctionnalités obligatoires dans votre projet)
– les « nice to have » (les fonctionnalités qu’il serait bon d’avoir, mais dont vous pouvez vous passer pour le moment et pouvant être différées).  
De plus, en jouant cette carte, l’adoption de l’outil par les futurs utilisateurs et la conduite du projet n’en seront que facilitées. 

Donc, si on résume, voici les parties essentielles à la création de votre cahier des charges  :

Informations sur votre entreprise

votre activité, objectifs du projet, l'organisation des services, périmètre fonctionnel du projet

Contexte actuel, l’existant 

Vos outils SIRH actuels et les contraintes rencontrées, les utilisateurs, ressources, périmètre concerné par le projet, spécificités réglementaires et métiers

Besoins fonctionnels 
et techniques

Quelles fonctions inclure, spécificités et contraintes techniques, interfaces, reprises des données

Gestion du projet

Calendrier, déploiement, formation, recette, livrables, budget.

Pour en savoir plus, n’hésitez pas à vous inscrire pour regarder le replay du webinar dédié au sujet :

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Donc, si on résume, voici les parties essentielles à la création de votre cahier des charges  :

Les heures de délégation sont un droit reconnu aux représentants du personnel, qui leur permettent de mener à bien leurs missions. Toutefois, ce droit n’est pas sans limite, et son usage doit respecter certaines règles.

L’abus de droit d’heure de délégation est une situation dans laquelle un élu utilise ses heures de manière irrégulière, frauduleuse ou excessive, au détriment de ses obligations professionnelles ou du bon fonctionnement de l’entreprise. Quels sont les différents cas d’abus de droit ? Comment simplifier et fiabiliser la gestion des heures de délégation ? Voici quelques éléments de réponse.

Heures de délégation IRP, quels sont les différents cas d’abus de droit pratiqués par les employeurs ?

Les heures de dérogation sont un droit pour tous les représentants du personnel. Cependant, il peut arriver que ces heures fassent l’objet d’abus de la part des employeurs. L’un des cas les plus fréquents d’abus de droit des heures de dérogation IRP réside dans le non-respect des dispositions légales en vigueur. En effet, on constate que les employeurs peuvent parfois contourner les règles établies en matière d’heures de dérogation, comme :

des changements unilatéraux dans les horaires de travail, sans consultation préalable ni accord des instances représentatives du personnel.
l’abus des heures de dérogation utilisées de manière systématique pour contourner les règles relatives aux temps de travail. Par exemple, en imposant régulièrement des heures supplémentaires non justifiées au prétexte d’une prétendue nécessité économique ; ainsi, les employeurs peuvent fragiliser la vie professionnelle et personnelle des employés tout en ne respectant pas l’esprit de la législation en vigueur.
la manipulation des négociations collectives pour obtenir des avantages démesurés en termes d’heures de dérogation. Cela peut se traduire par des pressions infondées sur les représentants du personnel ou par la dissimulation d’informations cruciales lors des négociations.
l’absence de consultation des instances représentatives du personnel, alors que c’est un point essentiel pour assurer un dialogue social équilibré et le respect des droits des travailleurs. Ainsi, on constate que les abus de droit des heures de dérogation IRP représentent une forte menace et qu’il est, donc, impératif que les autorités compétentes et les partenaires sociaux restent vigilants face à de telles pratiques et veillent à l’application stricte des dispositions légales en matière d’heures de dérogation.

Cotés employés aussi, il y a des abus…

des changements unilatéraux dans les horaires de travail, sans consultation préalable ni accord des instances représentatives du personnel.
l’abus des heures de dérogation utilisées de manière systématique pour contourner les règles relatives aux temps de travail. Par exemple, en imposant régulièrement des heures supplémentaires non justifiées au prétexte d’une prétendue nécessité économique ; ainsi, les employeurs peuvent fragiliser la vie professionnelle et personnelle des employés tout en ne respectant pas l’esprit de la législation en vigueur.
la manipulation des négociations collectives pour obtenir des avantages démesurés en termes d’heures de dérogation. Cela peut se traduire par des pressions infondées sur les représentants du personnel ou par la dissimulation d’informations cruciales lors des négociations.
l’absence de consultation des instances représentatives du personnel, alors que c’est un point essentiel pour assurer un dialogue social équilibré et le respect des droits des travailleurs. Ainsi, on constate que les abus de droit des heures de dérogation IRP représentent une forte menace et qu’il est, donc, impératif que les autorités compétentes et les partenaires sociaux restent vigilants face à de telles pratiques et veillent à l’application stricte des dispositions légales en matière d’heures de dérogation.

Nibelis répond à vos questions

Pourquoi digitaliser les processus RH ?

La digitalisation des processus RH implique la dématérialisation des opérations de la fonction ressources humaines à l'aide de solutions numériques. Cette transformation apporte plusieurs avantages significatifs :

1. Automatisation des tâches

La digitalisation permet d'automatiser de nombreuses tâches, réduisant ainsi le besoin d'interventions manuelles et minimisant les risques d'erreurs humaines. Ce gain de productivité permet aux équipes RH de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée, tandis que les tâches répétitives sont prises en charge automatiquement.

2. Uniformisation des processus

En dématérialisant les processus RH, les entreprises sont amenées à structurer et harmoniser leurs pratiques internes. Cette standardisation facilite la clarification du fonctionnement interne et encourage les collaborateurs à adopter une méthode uniforme. Cela améliore la productivité et renforce la fiabilité des opérations.

3. Collaboration interne et transparence

La digitalisation favorise une meilleure collaboration entre les différents acteurs. Les outils numériques permettent de diviser les processus en tâches spécifiques, de les attribuer aux bonnes personnes et d’assurer une visibilité accrue sur l’avancement des demandes. En conséquence, cela optimise la coordination, la transparence et l'implication de chacun.

En synthèse, la digitalisation des processus RH permettent d’apporter de la productivité, de la fiabilité et de la transparence au sein des entreprises.

Quels sont les avantages d’un système unique intégré Paie-RH-GTA ?

Disposer d'un système unique intégré Paie-SIRH présente de nombreux avantages pour les entreprises. Un tel système de fluidifier les processus et d'améliorer l'efficacité globale du service RH. Voici quelques illustrations concrètes :

Gain de temps : suppression des double saisies ! En regroupant la paie, la gestion des temps, et les autres processus RH dans un seul outil, les entreprises évitent les saisies multiples dans divers systèmes ou les manipulations complexes de fichiers.
Des données cohérentes et unifiées : un système intégré garantit l’unicité de l’information et la cohérence des données. L’information saisie à un endroit est partagée en temps réel dans l’ensemble du système ce qui garantit sa cohérence et sa fiabilité.
Des fonctionnalités à valeur ajoutée : le système intégré permet de vous mettre à disposition des fonctionnalités unique et à forte valeur ajoutée. Par exemple, le système déclenche une alerte en cas de note de frais déposé pour un jour où un salarié a été absent. Autre exemple : le bilan à 6 ans est automatiquement alimenté par la rémunération ou les formations suivies… Et bien d’autres choses encore ! Voilà qui va vous faire gagner du temps et sécuriser vos processus internes !

En résumé, un système unique intégré Paie-SIRH est un levier stratégique pour optimiser les performances de l'entreprise, renforcer la conformité, et améliorer l'expérience de vos collaborateurs.

Puis-je prendre les modules RH et GTA Nibelis sans la Paie Nibelis ?

Nos modules RH et GTA peuvent être souscrits indépendamment de la paie Nibelis. Reposant sur un core RH, nos modules RH et GTA sont compatibles avec l’ensemble des solutions Paie du marché.

Opter pour les modules RH et GTA Nibelis sans la paie Nibelis, vous permet de digitaliser progressivement vos processus RH sans remettre en cause votre solution paie en place. Vous profitez ainsi d’une ergonomie moderne et d’une couverture fonctionnelle riche et compatible avec votre système de paie.

Autre avantage : le jour où vous souhaiterez basculer sur un système intégré 100% intégré en souscrivant à la paie chez Nibelis, la transition se fera en toute simplicité.

Quels sont les avantages du service Nibelis ?

Choisir Nibelis, c’est choisir l’expertise et la qualité du service.

Tout d’abord, vous bénéficierez d’un accompagnement avec 1 seul et unique interlocuteur. Cet interlocuteur unique va vous permettre de construire une relation dans la durée. Il connait vos règles propres, votre culture d’entreprise et sera donc en mesure de traiter plus rapidement vos sollicitations et mieux comprendre vos besoins.

Par ailleurs, afin de s’adapter aux différentes organisations de ses clients, Nibelis propose différents niveaux de service. Compte tenu de votre contexte, nous vous proposons l’offre de service suivante :

La gestion accompagnée : vous pilotez vos opérations de paie avec l’accompagnement d’un expert dédié.
La gestion déléguée : vous conservez la saisie des EVP et la gestion administrative et déléguez totalement le contrôle et les traitements de paie et DSN mensuelle auprès d’un gestionnaire dédié.
La gestion externalisée : vous déléguez totalement vos traitements de paie auprès d’un gestionnaire dédié de la saisie à la génération des bulletins et déclarations.

Cahier des charges, le document essentiel pour la réussite d’un projet RH