Descriptions Standalone

MODULE CORE RH

Cette annexe a pour objet de définir les caractéristiques du Module Core RH et des Prestations associées.

COUVERTURE FONCTIONNELLE

Le Module « CORE RH » propose les fonctionnalités suivantes :

Gestion des fiches collaborateurs : création, consultation, modification, suppression, personnalisation de l’affichage
Génération du contrat collaborateur et chargement de documents associé à la fiche
Gestion de l’organisation au niveau des sociétés et établissements : création, modification
Gestion des référentiels (Emplois, Services, etc.)
Gestion des droits d’accès et profils utilisateurs
Génération en masse de documents (publipostage)
Import des données établissements et collaborateurs (données signalétiques, historique de carrière, compteurs…)
Export des données collaborateurs
Etats : tableau des effectifs, mouvements de collaborateurs, départs.

MISE EN ŒUVRE

La mise en œuvre du CORE RH se décompose en 6 étapes :

Lancement du projet
Paramétrage
Imports Reprise des données + complétude de fichiers complémentaires utile à la mise en œuvre
Recette
Mise en production
Déclenchement des projets sur les modules RH et/ou GTA

Vous serez autonome dans l’import des salariés et vous pourrez mettre à jour votre base au fur et à mesure. Vous disposerez d’un fichier d’import de création de salariés et aussi un export de modification de salariés.

SUPPORT

Il n’y a pas de consultant dédié sur le support. Une fois la mise en production du module Core RH, le client déclare systématiquement toutes ses questions et anomalies de la manière la plus détaillée possible avec capture(s) d’écran via l’outil Demande d’opération accessible directement dans la solution. Le consultant traitant la demande répond en ligne et organise une réunion téléphonique en cas de besoin

RACI /MATRICE DE RESPONSABILITE LIEE A LA MISE EN ŒUVRE

FORMATION A LA SOLUTION NIBELIS

Nibelis en tant qu’organisme de formation agréé (N° de déclaration : 11 92 19216 92) est en mesure de vous remettre une convention de formation.

Formation inter-entreprises :

Thématiques	Code	Intitulé	Durée
CORE HR
	Core HR	Core HR	En cours

MODULE RECRUTEMENT

COUVERTURE FONCTIONNELLE

Le module « RECRUTEMENT », propose les fonctionnalités suivantes :

Pour les Experts :

Processus de recrutement structuré et performant
CVthèque avec des filtres, centralisation des données dans la fiche Candidat
Récolte des besoins en recrutement des managers
Reprise automatique des informations pour la création de l’offre
Modèle d’emails automatiques, de trames d’entretiens et d’annonces.
Système d’évaluation des candidats
Tableau de bord performant

Pour les Managers:

Possibilité de rédiger des besoins en recrutement
Gestion des candidatures en autonomie possible
Evaluation et notes partagées avec les RH lors des entretiens
Accès à la fiche candidat avec centralisation des données.

Option possible : multidiffusion 

L’outil de multidiffusion proposé par notre partenaire Talentplug, est intégré au module Recrutement de Nibelis.
En optant pour la multidiffusion, le client pourra publier en quelques clics ses offres d’emploi sur ses Jobboards ainsi que sur son site carrière et ainsi toucher un plus grand nombre de candidats.

MISE EN OEUVRE

La prestation de mise en œuvre du module « RECRUTEMENT » comprend :

Une analyse sur la base d’un questionnaire en ligne complété par le client
Des outils pour réaliser la recette en autonomie par le client
Un coaching personnalisé post formation

Nibelis active le module pour le client, conformément à la date contractuelle, puis livre un paramétrage standard.

Le Client aura suivi la formation dédiée au paramétrage et à l’utilisation du Module avant sa mise en production. Le client peut, suite à sa formation, personnaliser le paramétrage du module, en fonction de ses besoins.

Si le client souhaite décaler la date de mise en production, il doit en informer son commercial afin d’éditer un avenant au contrat. Sans celui-ci la facturation s’appliquera conformément à la date contractuelle.

Tous les experts participants au projet et devant accéder au module et qui sollicitent l’appui de notre service support devront avoir suivi la formation dispensée par Nibelis.

SUPPORT

Une fois la mise en production du module RECRUTEMENT, le client déclare systématiquement toutes ses questions et anomalies de la manière la plus détaillée possible avec capture(s) d’écran via l’outil Demande d’opération accessible directement dans la solution.

Formation à la solution Nibelis
Nibelis en tant qu’organisme de formation agréé (N° de déclaration : 11 92 19216 92) est en mesure de vous remettre une convention de formation.

Thématiques	Code	Intitulé	Durée
TALENTS
Recrutement	NB3	Recrutement	1 jour

MODULE ON-BOARDING

COUVERTURE FONCTIONNELLE

Le Module « ON-BOARDING », propose les fonctionnalités suivantes :

Pour le gestionnaire :

L’élaboration et le suivi du process d’on-boarding
La création d’actions d’intégrations générales à l’entreprise
La création d’actions d’intégrations spécifiques aux différentes strates qui composent l’entreprise
La collecte et la transmission de documents nécessaires pour les démarches administratives du nouveau collaborateur.
L’inventaire des dotations équipements par le biais du module
La planification de l’off-boarding
Le contrôle de la communication à chaque étape du processus.
La création des accessoires et dotations

Pour les managers :

Le suivi de l’évolution de l’on-boarding des collaborateurs sous leurs responsabilités
L’émission de demandes de matériels spécifiques pour leurs collaborateurs avant leur arrivée et pendant la durée de l’on-boarding.

Pour les salariés prévisionnels :

La consultation de l’organigramme
Le dépôt de documents requis pour leur insertion
La consultation de documents mis à leurs dispositions par l’entreprise

MISE EN ŒUVRE

La prestation de mise en œuvre du module « ON-BOARDING » comprend :

Livraison d’un paramétrage standard
Documents d’aide à la personnalisation du paramétrage
Document d’aide à la recette du paramétrage
Un coaching personnalisé

A l’activation du module, toutes les fonctionnalités seront disponibles. Toutes demandes d’accompagnement par un chef de projet, suite à la mise en œuvre, fera l’objet d’un devis. Si le client souhaite décaler la date de mise en production, il doit en informer son commercial afin d’éditer un avenant au contrat. Sans celui-ci la facturation s’appliquera conformément à la date contractuelle.

Le Client demande l'activation de l’ensemble des fonctionnalités utiles lors de cette phase projet. Toute demande ultérieure fera l'objet d'un devis.

Le client sera autonome dans la personnalisation de son paramétrage.

Tous les experts participants au projet et devant accéder au module et qui sollicitent l’appui de notre service support devront avoir suivi la formation dispensée par Nibelis.

SUPPORT

Une fois la mise en production du module ON-BOARDING, le client déclare systématiquement toutes ses questions et anomalies de la manière la plus détaillée possible avec capture(s) d’écran via l’outil Demande d’opération accessible directement dans la solution.

Formation à la solution Nibelis
Nibelis en tant qu’organisme de formation agréé (N° de déclaration : 11 92 19216 92) est en mesure de vous remettre une convention de formation.

Thématiques	Code	Intitulé	Durée
TALENTS
On Boarding	NB11	On Boarding	0,5 jour

MODULE ENTRETIENS ET COMPETENCES

COUVERTURE FONCTIONNELLE

Le Module « ENTRETIENS ET COMPETENCES », propose les fonctionnalités suivantes :

pour les Experts, la mise en place et la gestion de processus permettant :

la gestion d’un référentiel d’emplois, de compétences et de tâches,
la création de tout type de campagne d’entretiens en fonction de la politique RH : entretiens d’objectifs (fixation des objectifset appréciation des résultats), entretiens d’évaluation des compétences et des plans de développements, entretiens professionnels, le bilan des 6 ans.
le pilotage de l’avancement des campagnes grâce à des tableaux de bord,
l’analyse et l’exploitation des données issues des campagnes,
la consultation des profils de compétences et des écarts avec le profil requis de la mission.

pour les Managers et/ou les Salariés (selon les cas), la mise en place de processus collaboratifs dans les domaines suivants :

la préparation des entretiens (proposition d’objectifs, auto-évaluation des compétences),
la saisie des comptes rendus d’entretiens (évaluation d’objectifs, de performance, de compétences, formalisation des souhaits de mobilité),
la saisie des demandes de formation pendant l’entretien qui pourront être prises en compte dans le plan de formation de l’expert,
la validation des entretiens et signature électronique.

MISE EN ŒUVRE

Le déploiement des processus sera défini conjointement entre NIBELIS et le Client lors de la mise en œuvre.

La prestation de mise en œuvre du module « ENTRETIENS ET COMPETENCES » comprend :

Une analyse sur la base d’un questionnaire en ligne complété par le client
Des travaux de paramétrage : le Prestataire prend en charge le paramétrage complet de deux campagnes. Les trames seront fournies par le client lors du lancement du projet. Le Client peut ensuite créer autant de campagnes d'entretiens qu'il le souhaite. Le principe de la mise en œuvre consistera à définir le degré de personnalisation souhaité par le Client dans le respect des possibilités offertes par le Module « ENTRETIENS ET COMPETENCES » et les Processus modélisés mis à sa disposition par le Prestataire
Des travaux de reprise des données*
L’accompagnement à la recette

*La liste des éléments susceptibles de faire l’objet d’une reprise : Reprise des objectifs N-1 / Référentiels de compétences** & de missions / Reprise des précédentes dates d’entretien.

**Le référentiel de compétences devra être déjà existant au sein de la société et le client doit se conformer au standard Nibelis.

Si le client ne souhaite pas utiliser les imports au début du projet une assistance sera proposée sur devis.

Le Client demande l'activation de l’ensemble des fonctionnalités utiles lors de cette phase projet. Toute demande ultérieure fera l'objet d'un devis.

Tous les experts participants au projet et devant accéder au module et qui sollicitent l’appui de notre service support devront avoir suivi la formation dispensée par Nibelis.

Si le client souhaite décaler la date de mise en production, il doit en informer son commercial afin d’éditer un avenant au contrat. Sans retour, la facturation s’appliquera conformément à la date contractuelle.

SUPPORT

Une fois la mise en production du module « Entretiens et Compétences », le client déclare systématiquement toutes ses questions et anomalies de la manière la plus détaillée possible avec capture(s) d’écran via l’outil Demande d’opération accessible directement dans la solution.

Formation à la solution Nibelis
Nibelis en tant qu’organisme de formation agréé (N° de déclaration : 11 92 19216 92) est en mesure de vous remettre une convention de formation.

Thématiques	Code	Intitulé	Durée
TALENTS
Entretiens & Évaluations	RH2	Compétences & Evaluations	1 jour

MODULE FORMATION

COUVERTURE FONCTIONNELLE

Le module « FORMATION », propose les fonctionnalités suivantes :

Pour les Experts, la mise en place et la gestion de processus permettant :

la qualification des demandes de formation,
la gestion des priorités de formation,
la gestion du catalogue et du budget formation,
l’élaboration et le suivi du plan de formation,
la gestion des processus liés à la formation,
la gestion des inscriptions et des convocations,
le pilotage administratif des formations suivies (dont présence effective, coût pédagogique, coût salarial, frais, prises en charge par
l’Organisme Paritaire Collecteur Agréé).
L’import de l’historique de ses données. A noter que cette fonctionnalité est activable après la mise en production du module.

Pour les Managers et/ou les Salariés, la mise en place de processus collaboratifs dans les domaines suivants :

le recueil et l’arbitrage des demandes de formation,
la qualification des demandes de formation,
l’évaluation « à chaud » et « à froid » de la formation,
la gestion des priorités de formation,
Le calendrier de formation pour le salarié, le manager pourra également y inscrire son équipe.

MISE EN OEUVRE

La prestation de mise en œuvre du module « FORMATION » comprend :

Une analyse sur la base d’un questionnaire en ligne complété par le client
Des travaux de paramétrage
Des outils pour réaliser la recette en autonomie par le client
Un coaching personnalisé post formation

Nibelis active le module pour le client, conformément à la date contractuelle, puis livre un paramétrage standard.

Les fichiers d'import seront importés par le Client une fois le module mis en production.

Si le client ne souhaite pas utiliser les imports, une assistance ultérieure sera proposée sur devis préalablement accepté par le Client avant tout démarrage des travaux complémentaires.

Tous les experts participants au projet et devant accéder au module et qui sollicitent l’appui de notre service support devront avoir suivi la formation dispensée par Nibelis.

SUPPORT

Une fois la mise en production du module FORMATION, le client déclare systématiquement toutes ses questions et anomalies de la manière la plus détaillée possible avec capture(s) d’écran via l’outil Demande d’opération accessible directement dans la solution.

Formation à la solution Nibelis
Nibelis en tant qu’organisme de formation agréé (N° de déclaration : 11 92 19216 92) est en mesure de vous remettre une convention de formation.

Thématiques	Code	Intitulé	Durée
TALENTS
Formation	RH1	Formation	1 jour

MODULE ABSENCES

COUVERTURE FONCTIONNELLE

Le module Absences propose les fonctionnalités suivantes :

Création et personnalisation des motifs d’absence et règles associées
Personnalisation de l’affichage des compteurs d’absence
Workflows collaboratifs personnalisables de gestion des processus d’absences
Dépôt de demandes d’absences par le collaborateur ou le manager pour le compte de l’équipe
Gestion en masse des demandes d’absence
Suivi des compteurs des droits acquis et soldes en cours ou à une date future
Visualisation des plannings d’absences, individuels et collectifs,
Délégation des pouvoirs de validation /refus des demandes
Personnalisation des accès selon les droits par profil d’utilisateur
Gestion du CET (demande de transfert, paiement, mise en PERCO)
Campagne pour la gestion des dons de jours de repos
Etats : plannings d’absence, état des compteurs, historique des demandes

Si le module est associé à la Paie Nibelis, sont proposées les fonctionnalités suivantes :

Bascule des absences en paie

MISE EN ŒUVRE

Le principe de la mise en œuvre consistera à définir le degré de Personnalisation souhaité par le Client dans le respect des possibilités offerts par le Module « ABSENCES » et les Processus modélisés mis à sa disposition par le Prestataire. La démarche de mise en œuvre est conduite par le Prestataire avec le concours du Client.

La mise en œuvre se déroule suivant les étapes décrites ci-dessous :

L’analyse des besoins :

audit organisationnel et technique,
choix des options de paramétrage.

Le paramétrage :

création de l’annuaire sur la base d’un fichier des adresses mail des salariés fourni par le Client,
paramétrage des options retenues,
création de la base de données.

L’assistance au déploiement (informations fournies à l’administrateur Client ainsi qu’aux salariés devant assurer les rôles de validation),
La mise en service :

validation et recette,
accompagnement au changement.

Le Client s'engage à mettre en œuvre le Module susnommé pour l'ensemble du périmètre contractuel. Tout démarrage ultérieur sera proposé sur devis préalablement accepté par le Client avant tout démarrage des travaux afférents.

Tous les experts participants au projet et devant accéder au module et qui sollicitent l’appui de notre service support devront avoir suivi la formation dispensée par Nibelis.

SUPPORT

Une fois la mise en production du module Absences, le client déclare systématiquement toutes ses questions et anomalies de la manière la plus détaillée possible avec capture(s) d’écran via l’outil Demande d’opération accessible directement dans la solution.

Formation à la solution Nibelis
Nibelis en tant qu’organisme de formation agréé (N° de déclaration : 11 92 19216 92) est en mesure de vous remettre une convention de formation.

Thématiques	Code	Intitulé	Durée
TALENTS
Absences	RH4	Absences	0,5 jour

MODULE PRESENCE

COUVERTURE FONCTIONNELLE

Le Module Présence propose les fonctionnalités suivantes :

Définition des règles horaires en fonction des modèles d’organisation du temps de travail,
Création des journées types, des horaires et des cycles
Gestion de l’annualisation avec projection de l’atterrissage
Création et suivi de tout type de compteurs
Création et personnalisation de profils temps
Multiple possibilité de planification : par horaires, journées, cycle, par poste, planification en masse et duplication de planning
Multiple possibilité de collecte de la présence : badgeuse (option), e-pointage, pointage mobile, déclaration de présence, présence par défaut etc.
Workflows paramétrables de validation de la présence et de traitement des anomalies
Demande d’absences en demi-journée, journée ou en nombre d’heures soumises ou non à autorisation,
Alertes automatiques si changement d’horaires
Détection et gestion des écarts prévisionnels / réalisés et anomalies de pointage
Calcul des accessoires de rémunération
Consultation des compteurs
Consultation des plannings individuels et d’équipe par l’expert, le manager et le collaborateur selon profil
Demande de paiement ou récupération d’heures excédentaires.
Autres : échanges d’horaires, prêt de personnel, planification par poste
Etats : suivi de l’annualisation, suivi des compteurs débit/crédit, salariés présents, pointage, compteurs, etc.

Si le module est associé à la Paie Nibelis, sont proposées les fonctionnalités suivantes :

Bascule en paie des compteurs et accessoires de rémunération

MISE EN ŒUVRE

Le déploiement des processus sera défini conjointement entre NIBELIS et le Client lors de la mise en œuvre.

La prestation de mise en œuvre du module « PRESENCE » comprend :

L’analyse des besoins : choix des options de paramétrage
Le paramétrage de la solution : le Prestataire prend en charge le paramétrage complet du module PRESENCE sur la base du dossier d’analyse préalablement validé et signé par le client. Les éléments d’analyse seront fournis par le prestataire lors du lancement du projet. *
Des travaux de reprise des données**
L’accompagnement à la recette

*Le paramétrage est réalisé sur la base du dossier d’analyse validé et signé par le client. Toutes demandes ne figurant pas sur ce dossier d’analyse seront considéré comme une évolution et feront l’objet d’un devis.

**La liste des éléments susceptibles de faire l’objet d’une reprise : Référentiel horaire (Journées type, Horaire hebdomadaire, Cycle horaire), historique des compteurs (Débit/crédit, Annualisation), reprise signalétique salarié.

Si le client ne souhaite pas utiliser les imports au début du projet une assistance sera proposée sur devis.

Tous les experts participants au projet et devant accéder au module et qui sollicitent l’appui de notre service support devront avoir suivi la formation dispensée par Nibelis.

SUPPORT

Une fois la mise en production du module Présence, le client déclare systématiquement toutes ses questions et anomalies de la manière la plus détaillée possible avec capture(s) d’écran via l’outil Demande d’opération accessible directement dans la solution.

Formation à la solution Nibelis
Nibelis en tant qu’organisme de formation agréé (N° de déclaration : 11 92 19216 92) est en mesure de vous remettre une convention de formation.

Thématiques	Code	Intitulé	Durée
PLANNING RH
Présence	RH8	Présence	1 jour

MODULE TELETRAVAIL

COUVERTURE FONCTIONNELLE

Le Module TELETRAVAIL propose les fonctionnalités suivantes :

Création de profil télétravail avec paramétrage de conditions (ancienneté, jours autorisés, nombre de jours mois/semaine/année)
Association des profils de télétravail aux collaborateurs
Blocage automatique des demandes ne respectant pas les conditions
Workflows paramétrables de demande et validation de télétravail
Demande de télétravail occasionnelle / récurrent par le collaborateur ou le manageur pour le compte du collaborateur
Notification par email pour refus / accord de la demande
Suivi des compteurs de télétravail par l’expert, le manager et le collaborateur
Visualisation des jours de télétravail sur les différents plannings en fonction des profils (expert, manager, collaborateur)

MISE EN ŒUVRE

Dès l'entrée en vigueur de la présente annexe, un planning prévisionnel de mise en œuvre sera établi conjointement entre le Client et le Prestataire. Le déploiement des Services s’appuiera sur la mise à disposition, par le Prestataire au Client, des Processus modélisés décrits dans la documentation en vigueur.
Le principe de la mise en œuvre consistera à définir le degré de Personnalisation souhaité par le Client dans le respect des possibilités offertes par le Module « TELETRAVAIL » et les Processus modélisés mis à sa disposition par le Prestataire. La démarche de mise en œuvre est conduite par le Prestataire avec le concours du Client.

La mise en œuvre se déroule suivant les étapes décrites ci-dessous :

L’analyse des besoins : choix des options de paramétrage
Le paramétrage : paramétrage des options retenues
L’assistance au déploiement
La mise en service : validation et recette.

Le Client demande l'activation de l’ensemble des fonctionnalités utiles lors de cette phase projet. Toute demande ultérieure fera l'objet d'un devis.

Le Client s'engage à mettre en œuvre le Module susnommé pour l'ensemble du périmètre contractuel. Tout démarrage ultérieur sera proposé sur devis préalablement accepté par le Client avant tout démarrage des travaux afférents.

Tous les experts participants au projet et devant accéder au module et qui sollicitent l’appui de notre service support devront avoir suivi la formation dispensée par Nibelis.

SUPPORT

Une fois la mise en production du module Télétravail, le client déclare systématiquement toutes ses questions et anomalies de la manière la plus détaillée possible avec capture(s) d’écran via l’outil Demande d’opération accessible directement dans la solution.

Formation à la solution Nibelis
Nibelis en tant qu’organisme de formation agréé (N° de déclaration : 11 92 19216 92) est en mesure de vous remettre une convention de formation.

Thématiques	Code	Intitulé	Durée
PLANNING RH
Télétravail	TTV	Télétravail	2h (Web-formation - 300 €HT/session jusqu’à 3 participants)

MODULE DELEGATIONS IRP

COUVERTURE FONCTIONNELLE

Le module Délégations IRP propose les fonctionnalités suivantes :

Déclaration des mandats dans la fiche collaborateur avec précision de la date de début et fin du mandat
Calcul automatique de l'acquisition des heures de délégation selon le mandat et l'effectif de l'entreprise
Saisie du droit mensuel par l’expert lorsqu'il n'est pas fixé par la législation ou en cas d'accord d'entreprise plus favorable
Dépôt des bons de délégation par l’élu, ou l’expert et le manager à la demande de l’élu
Report automatique d’un mois sur l’autre des heures CSE non consommées
Transfert des heures de délégation à un autre élu éligible
Consultation et suivi des compteurs de délégation avec détail par mandat et par type de compteurs
Déversement en paie des heures de délégation
Déclenchement de repos compensateur
Gestion des mandats standard suivants : Délégué syndical, Représentant de la Section Syndicale (RSS), Membre élu à la délégation du personnel du CSE, Représentant syndical au CSE, Représentant de proximité,
Gestion de 10 mandats libres pour les autres motifs de délégation ou réunion 
Gestion en mode UES

MISE EN ŒUVRE

Dès l'entrée en vigueur de la présente annexe, un planning prévisionnel de mise en œuvre sera établi conjointement entre le Client et le Prestataire. Le déploiement des Services s’appuiera sur la mise à disposition, par le Prestataire au Client, des Processus modélisés décrits dans la documentation en vigueur.
Le principe de la mise en œuvre consistera à définir le degré de Personnalisation souhaité par le Client dans le respect des possibilités offertes par le Module « DELEGATION IRP » et les Processus modélisés mis à sa disposition par le Prestataire. La démarche de mise en œuvre est conduite par le Prestataire avec le concours du Client.

La mise en œuvre se déroule suivant les étapes décrites ci-dessous :

L’analyse des besoins : choix des options de paramétrage
Le paramétrage : paramétrage des options retenues
L’assistance au déploiement
La mise en service : validation et recette.

Le Client demande l'activation de l’ensemble des fonctionnalités utiles lors de cette phase projet. Toute demande ultérieure fera l'objet d'un devis.

Le Client s'engage à mettre en œuvre le Module susnommé pour l'ensemble du périmètre contractuel. Tout démarrage ultérieur sera proposé sur devis préalablement accepté par le Client avant tout démarrage des travaux afférents.

Tous les experts participants au projet et devant accéder au module et qui sollicitent l’appui de notre service support devront avoir suivi la formation dispensée par Nibelis.

SERVICE

Formation à la solution Nibelis
Nibelis en tant qu’organisme de formation agréé (N° de déclaration : 11 92 19216 92) est en mesure de vous remettre une convention de formation.

Thématiques	Code	Intitulé	Durée
PLANNING RH
Délégation IRP	IRP	Instance unique des représentants du personnel	2h (Web-formation - 300 €HT/session jusqu’à 3 participants)

MODULE SIGNATURE ELECTRONIQUE

COUVERTURE FONCTIONNELLE

Le Module « SIGNATURE ELECTRONIQUE » propose les fonctionnalités suivantes :

Pour les Experts, la mise en place et la gestion de Processus permettant :

La génération de documents contractuels à des fins de signatures électronique
L’intégration du document dans un processus de validation interne post-signature
Le suivi des contrats ou avenants transmis pour signature
Le suivi des demandes de signatures en cours
La génération de relance auprès des destinataires en cas d’absence d’action
La gestion des flux d’envois de mails et la personnalisation des modèles de mails.

Pour les Managers et/ou les Collaborateurs (selon les cas), la mise en place de Processus collaboratifs dans les domaines suivants :

Générer des demandes de signatures électroniques
Recevoir les documents à signer
Bénéficier d’un système sécurisé par une double authentification (réception mail et confirmation sms)

La prestation ne couvre pas la mise en place de documents contractuels et fera l’objet de devis préalablement accepté par le Client.

MISE EN ŒUVRE

Nibelis active le module puis livre un paramétrage standard.

Tous les experts participants au projet et devant accéder au module et qui sollicitent l’appui de notre service support devront avoir suivi la formation dispensée par Nibelis.

Le client sera autonome dans la personnalisation de son paramétrage.

SUPPORT

Une fois la mise en production du module SIGNATURE ELECTRONIQUE, le client déclare systématiquement toutes ses questions et anomalies de la manière la plus détaillée possible avec capture(s) d’écran via l’outil Demande d’opération accessible directement dans la solution.

Formation à la solution Nibelis
Nibelis en tant qu’organisme de formation agréé (N° de déclaration : 11 92 19216 92) est en mesure de vous remettre une convention de formation.

Thématiques	Code	Intitulé	Durée
DEMAT
Signature Électronique	RH9+	Fusion et signature électronique	0,5 jour

APPLICATION MOBILE

COUVERTURE FONCTIONNELLE

L’application mobile est téléchargeable sur Apple Store (IOS) et sur Play Store (Android). La couverture fonctionnelle accessible dans l’application mobile couvre :

Les fonctionnalités de demandes de congés
Les fonctionnalités de demande de présence exceptionnelle
La gestion des notes de frais
L’accès aux documents professionnels de type contrats / avenants
Le suivi mensuel du PAS
L’organigramme d’équipe

L’application mobile intègre des accès (salarié et manager). Il est entendu que les fonctionnalités accessibles dans l’application dépendent de la couverture fonctionnelle retenue par le Client au titre des Modules RH.

L’application mobile sera activée par le chef de projet après mise en production du système.

MISE EN ŒUVRE

Si le client ne souhaite pas utiliser les imports au début du projet, une assistance ultérieure sera proposée sur devis préalablement accepté par le Client avant tout démarrage des travaux complémentaires.

Le Client demande l'activation de l’ensemble des fonctionnalités utiles lors de cette phase projet. Toute demande ultérieure fera l'objet d'un devis.

Le Client s'engage à mettre en œuvre le module susnommé pour l'ensemble du périmètre contractuel.

Tout démarrage ultérieur sera proposé sur devis préalablement accepté par le Client avant tout démarrage des travaux afférents.

SUPPORT 

Une fois la mise en production du module « APPLICATION MOBILE », le client déclare systématiquement toutes ses questions et anomalies de la manière la plus détaillée possible avec capture(s) d’écran via l’outil Demande d’opération accessible directement dans la solution.

MODULE SELF-SERVICE COLLABORATEUR

COUVERTURE FONCTIONNELLE

Le Module Self-service Collaborateur propose les fonctionnalités suivantes pour le collaborateur :

Modification des informations personnelles et les documents associés : IBAN, acte de mariage, naissance, adresse…
Consultation des documents officiels par l’entreprise
Dépôt de documents personnels

Si le module est associé à la Paie Nibelis, sont proposées aux collaborateurs les fonctionnalités suivantes :

Faire des demandes d’attestations et d’acomptes en ligne avec notification automatique des responsables dans le processus collaboratif. Toute demande de paramétrage de nouveaux documents modèle (attestation) fera l’objet d’une prestation complémentaire.
Possibilité d’accéder au Bilan Social Individuel si souscription à l’option
Prélèvement à la source
Bascule automatique en Paie et mise à jour automatique de la
Fiche Salarié

MISE EN OEUVRE

Dès l'entrée en vigueur de la présente annexe, un planning prévisionnel de mise en œuvre sera établi conjointement entre le Client et le chef de projet référent chez le prestataire. Le déploiement des Services s’appuiera sur la mise à disposition, par le Prestataire au Client, des Processus modélisés décrits dans la documentation en vigueur.

Le principe de la mise en œuvre consistera à définir le degré de personnalisation souhaité par le Client dans le respect des possibilités offertes par la fonctionnalité « SELF-SERVICE COLLABORATEUR » et les Processus modélisés mis à sa disposition par le Prestataire. La démarche de mise en œuvre est collaborative, conduite par le Prestataire avec le concours du Client.

La mise en œuvre se déroule suivant les étapes décrites ci-dessous :

L’analyse des besoins :

Audit organisationnel et technique,
Choix des options de paramétrage.

Le paramétrage :

Paramétrage des options retenues,
L’assistance au déploiement et à la mise en service
L’Accompagnement au changement (mise à disposition de supports)

Le Client demande l'activation de l’ensemble des fonctionnalités utiles lors de cette phase projet. Toute demande ultérieure fera l'objet d'un devis.

Le Client s'engage à mettre en œuvre le Module susnommé pour l'ensemble du périmètre contractuel. Tout démarrage ultérieur sera proposé sur devis préalablement accepté par le Client avant tout démarrage des travaux afférents.

Le Client s’engage à contacter le service formation afin de planifier la formation dédiée à l’utilisation du Module avant sa mise en production. Le Module sera activé à J+1 de la formation par le service support. Il n'y aura pas de chef de projet dédié.

SUPPORT

Une fois la mise en production du module Self-service Collaborateur, le client déclare systématiquement toutes ses questions et anomalies de la manière la plus détaillée possible avec capture(s) d’écran via l’outil Demande d’opération accessible directement dans la solution.

Formation à la solution Nibelis
Nibelis en tant qu’organisme de formation agréé (N° de déclaration : 11 92 19216 92) est en mesure de vous remettre une convention de formation.

Thématiques	Code	Intitulé	Durée
PORTAIL RH
Self-service Collaborateur	-	Self-service Collaborateur	Pas de formation nécessaire *

*Self-service Collaborateur : Pas de formation nécessaire mais Formation « RH9 Fusion des documents » (1h30 Web-formation - 300 €HT/session jusqu’à 3 participants) pré-requise.

MODULE NOTES DE FRAIS

COUVERTURE FONCTIONNELLE

Le Module Notes de frais propose les fonctionnalités suivantes :

Définition des alertes en fonction de la politique de frais en vigueur de l’entreprise
Création d’une NDF par saisie simple ou scan (OCR) (Option)
Calcul automatique des Indemnités Kilométriques via GoogleMaps
Archivage des justificatifs à valeur probante
Workflows de gestion paramétrables et notifications associées
Validation en masse, individuelle ou partielle des demandes
Contrôle de la TVA
Alertes sur plafond et absences
Génération de plusieurs états d'analyses (par collaborateur, type de nature de frais, par période...)
Export des données comptables

MISE EN ŒUVRE

La prestation de mise en œuvre du module « NOTES DE FRAIS » comprend :

La livraison d’un paramétrage standard
Une ouverture post formation des accès experts pour la personnalisation du paramétrage et le lancement de la phase recette
Un atelier de coaching
Mise en production de la solution sur la base production du client, sur l’ensemble des sociétés,
L’ouverture des accès aux collaborateurs
Aide au déploiement : Il vous sera remis également les supports et guides référents à l’application « NOTES DE FRAIS ».

Le client sera autonome dans la personnalisation de son paramétrage.

Le Client demande l'activation de l’ensemble des fonctionnalités utiles lors de cette phase projet. Toute demande ultérieure fera l'objet d'un devis.

Tous les experts participants au projet et devant accéder au module et qui sollicitent l’appui de notre service support devront avoir suivi la formation dispensée par Nibelis.

SUPPORT

Une fois la mise en production du module « Notes de Frais », le client déclare systématiquement toutes ses questions et anomalies de la manière la plus détaillée possible avec capture(s) d’écran via l’outil Demande d’opération accessible directement dans la solution.

FORMATION

Formation à la solution Nibelis
Nibelis en tant qu’organisme de formation agréé (N° de déclaration : 11 92 19216 92) est en mesure de vous remettre une convention de formation.

Thématiques	Code	Intitulé	Durée
PORTAIL RH
Notes de Frais	RH5	Notes de Frais	0,5 jour